Wir haben in unseren bisherigen Buchführungsvideos ganz viel über Aufwand und Ertrag und Forderungen und Verbindlichkeiten gesprochen.
Das ist ja auch alles schön und gut, aber eben nur die halbe Geschichte.
Denn natürlich wollt ihr auch Geld von euren Kunden haben und diejenigen, die euch Rechnungen schreiben, wollen auch Geld von euch.
Deswegen gucken wir uns heute einmal an, wie ihr genau das verbucht und welche Besonderheiten ihr da beachten müsst.
Zuerst einmal die ganz einfachen Fälle.
Ihr erinnert euch noch: Wenn ihr einem Kunden eine Rechnung schreibt, bucht ihr eine Forderung ein.
Forderungen sind Aktiva.
Aktiva werden im Soll bebucht, wenn ihr Bestand höher wird, weil sie quasi auf der “Soll-Seite” der Bilanz stehen.
Also ist die Forderung das Soll-Konto.
Es handelt sich um einen Ertrag und Ertragskonten werden – wie ihr ja gelernt habt – immer im Haben bebucht.
Also war unser erster Buchungssatz:
Forderung I Ertrag
Konkret in Konten gesprochen:
Forderung aus Lieferungen und Leistungen I Umsatzerlöse
Jetzt steht also in den Aktiva eine Forderung rum, die nur darauf wartet, ausgeglichen zu werden.
Wenn euer Kunde bezahlt, dann steigt ja der Kontostand eures Bankkontos.
Und wie ihr euch hoffentlich auch noch erinnert, ist auch die Bank ein Aktivposten.
Das heißt also, dass sie im Soll bebucht werden muss, wenn der Bestand steigt.
Die Bank ist also das Soll-Konto.
Mit der Zahlung gleicht sich ja die Forderung aus, sie besteht danach also nicht mehr.
Deshalb passt es auch perfekt, wenn wir das Forderungskonto im Haben bebuchen.
Denn Aktiva werden im Haben bebucht, wenn ihr Bestand sinkt.
Also lautet unser Buchungssatz:
Bank I Forderung
Beziehungsweise ganz genau:
Bank I Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Diesen Vorgang nennt man übrigens Aktivtausch, weil der Wert von einem Konto innerhalb der Aktiva auf ein anderes Konto innerhalb der Aktiva verschoben wird.
Der Wert tauscht also nur seinen Posten innerhalb der Aktiva.
Der andere einfache Fall ist, wenn ihr Rechnungen bezahlt, die ihr von anderen bekommen habt.
Ihr bekommt die Rechnung ja für Kosten, also Aufwand und Aufwandskonten werden – richtig – immer im Soll bebucht.
Sagen wir jetzt mal ihr habt eine Rechnung von einer Werbeagentur für eine Werbekampagne bekommen, dann wäre unser konkretes Aufwandskonto hier jetzt das Konto Werbekosten.
Da ihr der Agentur für die geleistete Arbeit dann Geld schuldet, müsst ihr eine Verbindlichkeit ausweisen und die zählt zu den Passiva.
Passiva werden ja im Haben bebucht, wenn ihr Bestand steigt.
Also ist das Verbindlichkeitskonto in diesem Fall unser Haben-Konto.
Damit hatten wir hier den Buchungssatz:
Aufwand I Verbindlichkeit
Ganz konkret:
Werbekosten I Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Bis hierhin müsste euch das Ganze noch bekannt vorkommen.
Wenn ihr jetzt die Rechnung bezahlt, wird der Kontostand eures Bankkontos ja niedriger.
Das Bankkonto zählt zu den Aktiva.
Wenn der Bestand von Aktiva sinkt, bebuchen wir sie im Haben.
Sobald ihr bezahlt habt, ist die Verbindlichkeit erledigt und muss wieder verschwinden.
Passiva bebuchen wir im Soll, wenn sie kleiner werden.
Also bebuchen wir die Verbindlichkeiten im Soll.
Tadaa – es geht wieder perfekt auf und wir haben den Buchungssatz:
Bank I Verbindlichkeit
Beziehungsweise ganz konkret:
Bank I Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Das ist dann kein “Tausch” wie beim Aktiv-Tausch, da ja ein Konto aus den Aktiva angesprochen wird und eins aus den Passiva.
Da der Bankbestand sinkt und auch der Bestand der Verbindlichkeiten sinkt, ist das dann eine sogenannte Aktiv-Passiv-Minderung.
Bei der Aktiv-Passiv-Mehrung müssen die Bestände eines Kontos aus den Aktiva und eines Kontos aus den Passiva steigen.
Und beim Passiv-Tausch muss der Bestand eines Passiva-Kontos sinken und eines anderen Passiva-Kontos steigen.
Ein paar Besonderheiten muss man beim Verbuchen von Zahlungen aber beachten.
Zu allererst: Es gibt auch Zahlungen, für die nicht erst eine Rechnung eingebucht wurde.
Denn man bekommt ja beispielweise für die Stromabschläge seltenst monatliche Rechnungen, die man dann bezahlt.
In der Regel werden die zukünftigen Abschläge einfach mit der Jahresabrechnung mitgeteilt.
Dasselbe Spiel hat man auch häufiger Abos.
In solchen Fällen kann man sich jetzt natürlich die Mühe machen und jedes Mal zuerst Aufwand an Verbindlichkeit buchen und dann die Verbindlichkeit bei Zahlung ausbuchen, aber wirklich sinnvoll ist das nicht.
Deshalb macht man es in der Praxis hier eher so, dass diese Zahlungen statt Verbindlichkeit an Bank einfach direkt
Aufwand I Bank
gebucht werden.
Jetzt könnte man ja auf die Idee kommen, das einfach immer mit allem so zu machen, weil man sich ja eine Buchung spart, aber das ist keine gute Idee und zwar aus zwei Gründen:
Wenn ihr bilanziert, müsst ihr ja alles periodengerecht abbilden, der Zahlungszeitpunkt spielt für die Berücksichtigung von Aufwand und Ertrag keine Rolle.
Wenn ihr jetzt also nicht die Rechnung einbucht, sondern einfach alles nach Zahlungen bucht, erfasst ihr die Aufwände und Erträge erstens falsch.
Und zweitens habt ihr auch noch mehr Aufwand.
Denn wenn ihr dann immer zu jeder Zahlung, die ihr gerade buchen wollt, erst mal die Rechnung raussuchen müsst, dauert alles hundert Jahre länger als wenn ihr einfach erst alle Rechnungen bucht und danach alle Zahlungen.
Denn hier braucht ihr bei der Zahlung ja nicht mehr auf die Rechnung zu gucken, sondern könnt sie einfach gegen das Verbindlichkeitskonto buchen und fertig.
Die zweite Besonderheit, die vielen immer wieder begegnet, ist das Skonto.
Wenn Skonto gezogen wird, bedeutet das ja, dass weniger gezahlt wird als auf der Rechnung steht und demnach auch weniger als Forderung oder Verbindlichkeit eingebucht wurde.
Wenn ihr euren Kunden Skonto gewährt, dann bucht ihr einfach die Zahlung gegen die Forderung.
Dann bleibt noch ein kleiner Teil der Forderung über, weil ja weniger gezahlt wurde.
Diese Differenz wird dann einfach auf ein extra Konto dafür gebucht, dass nennt sicht “Gewährte Skonti”.
Dieses Konto mindert quasi eure Umsatzerlöse, damit ihr dann auch nicht zu viel versteuern müsst, denn dieses Geld habt ihr dann ja auch nicht erhalten.
In dem Fall lautet der Buchungssatz statt Bank an Forderung also:
Bank I Forderung
Gewährte Skonti I Forderung
Umgekehrt funktioniert das Ganze auch, wenn ihr Skonto zieht, dann heißt das Konto aber “Erhaltene Skonti”.
Statt Verbindlichkeit an Bank lautet der Buchungssatz dann:
Verbindlichkeit I Bank
Verbindlichkeit I Erhaltene Skonti
Hinweis: Bei unseren Videos und Beiträgen handelt es sich nicht um steuerliche Beratung. Auch erheben unsere Videos und Beiträge keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wir formulieren hier einfach und verständlich, daher erheben wir auch keinen Anspruch auf steuerrechtlich vollkommen korrekte Begrifflichkeiten. Für steuerliche Beratung wendet euch bitte an euren Steuerberater.
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